Codes frais
Le code frais définit le traitement d'un frais professionel : comment est calculé son montant de remboursement, comment il est comptabilisé, par qui et quand peut-il être utilisé.
Pré-requis
- Les unités sont définies dans la table diverse 551
- Au moins un code comptable doit exister
Codes activité
Les codes activités suivants (classés par type) peuvent avoir une influence sur le comportement de la fonction :
Codes activités dépendants
Ces codes ne sont jamais saisis en gestion de dossier, car leur valeur est calculée :
AX1 (Axe 1).
Fonctionnel
NOF :
Notes de frais
SRV :
Activité de services
Dimensionnement
ANA :
Nb d'axes analytiques
Habilitations
Cette fonction est de type objet. Les opérations de création, modification, et suppression de fiche peuvent être activées ou désactivées pour un utilisateur donné. Des filtres par rôles peuvent également être mis en place sur cette fonction.
Un filtrage par code d'accès est effectué grâce au champ nommé ACS. Si un code d'accès s'y trouve, les droits de visualisation et de modification sont accordés conformément aux droits de lecture et d'écriture associés au code pour l'utilisateur, via son profil fonction.
Autres pré-requis
Tables diverses
Les tables diverses suivantes sont utilisées par la fonction. Elles doivent donc être renseignées :
Table diverse numéro 551 : Unité des frais
Table diverse numéro 552 : Taxe TVA
Gestion de l'écran
Ecran de saisie
Présentation
On définit d'abord les conditions à remplir pour pouvoir utiliser le code frais (période de validité, code d'accès), puis comment le frais est valorisé (unité, type de valorisation), enfin comment il est comptabilisé en comptabilité générale et analytique.
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Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 1
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Code qui identifie de manière unique les différents frais professionnels |
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Destiné notamment à figurer sur les états et les écrans dans lesquels le code de la fiche peut être saisi ou sélectionné. Ce texte permet de donner une description en clair de la fiche concernée. |
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Cet intitulé permet de donner une désignation à la fiche. |
Accessibilité
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Rend obligatoire ou facultative la saisie de la colonne commentaire quand le salarié saisit une ligne de frais dans la fonction des notes de frais. Par exmple pour des frais kilométriques on peut rendre les commentaires obligatoires afin d'bliger le salarié a préciser les lieux de départ et d'arrivée de son trajet. |
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Code d'accès permettant de restreindre l'accès aux données pour certains utilisateurs. Si la zone est renseignée, seuls les utilisateurs qui ont ce code d'accès dans leur profil peuvent utiliser cette transaction. |
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Permet de définir une date de début de validité pour la fiche : avant cette date, la fiche n'est pas utilisable. |
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Permet de définir une date de fin de validité pour la fiche : après cette date, la fiche n'est pas utilisable. |
Imputation
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Cocher la case signifie que le code frais est une avance sur frais. Ceci implique que ce code frais va mouvementter le solde des avances sur frais dans la fonction des soldes de paiement. |
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Cocher la case signifie que le code frais est un montant dû à l'entreprise par le salarié, comme le montant d'une amende, d'une avance à restituer. |
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Permet de repréciser comment dénombre les lignes de frais. Par exemple une si l'unité est Kilomètre, la quantité de la ligne de frais est exprimée en nombre de km, si l'unité est nuit, la quantité de la ligne de frais est exprimée en nombre de nuits (passées à l'hôtel). |
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Ce champ permet d'indiquer le code comptable du site. |
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TVA à laquelle est assujetti le frais. |
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Ce champ permet d'indiquer des sections analytiques par défaut, utilisables pour définir, via la fonction d'affectation des sections analytiques par défaut, des valeurs alimentant les interfaces comptables. |
Valorisation
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Le type de valorisation indique comment est calculé le montant remboursé au salarié :
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variable de paye de type note de frais qui mémorise le montant forfaitaire. |
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variable de paye de type note de frais qui mémorise le montant du plafond. SI ce champ n'est pas renseigné, le montant du frais n'est pas plafonné. |
Tableau Sections analytiques
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Section sur laquelle s'impute la ventilation analytique de l'axe. Cette section est modifiable en saisie des notes de frais si l'axe est saisissable. Si une section par défaut est saisie, la ventilation se fait d'abord par rapport à ce code section. |
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Etats
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
LISTTES : Codes frais
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Impression des principales caractéristiques d'un code frais.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Section x interdit avec la section y
Le tableau des sections analytiques contient deux sections qui ont été déclarées incompatible dans la fonction Interdiction section/section. Il faut donc remplacer ou supprimer l'une de ses deux sections.
Valeur par défaut : Zone obligatoire
Lorsque la valorisation du code frais est "forfait", alors la valeur par défaut, qui précise le montant de ce forfait, est obligatoire.
Section non imputable
La section est refusée car elle a été définie comme non imputable dans la fonction Sections analytiques.
Section x : vous n'avez pas les droits d'exécution
La section est refusée car elle a été définie avec un code d'accès dans la fonction Sections analytiques et l'utilisateur ne possède ce code d'accès dans sa fiche Utilisateur.
Le salarié x a déjà/encore des frais non validés pour ce code à la date y
On ne peut pas changer le sens débit/crédit ou la propriété Avoir oui/non d'un code frais s'il existe des lignes de frais non validées avec ce code de frais. Il suffit donc de valider, supprimer ou changer le code frais de ces lignes de frais pour que la modification soit acceptée.